Manajemen Dokumen Dapat Membantu Meningkatkan Kepatuhan di Rumah Duka Anda

[ad_1]

Dengungan manajemen dokumen terus berkembang di industri pemakaman. Tapi, apakah Anda benar-benar tahu apa itu manajemen dokumen? Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk memindai dokumen kertas atau mencetak dokumen elektronik langsung ke lemari arsip online dan menambahkan nilai indeks (tag) ke dokumen sehingga Anda dapat dengan mudah mengambilnya dengan mencari nama seseorang, tanggal layanan atau indeks khusus lainnya. nilai-nilai. Manajemen dokumen dapat membuat perbedaan di rumah duka Anda dengan menawarkan waktu dan uang tabungan serta peningkatan kepatuhan.

Sementara semua bisnis diharuskan menyimpan arsip-arsip tertentu, rumah-rumah pemakaman (terutama yang memiliki kuburan) memiliki panduan penyimpanan catatan yang rinci dan panjang. Di Kentucky dan Alabama, misalnya, pedoman penyimpanan catatan terlihat seperti ini:

Rekam Periode Retensi

Kentucky Alabama

Kartu Perpanjangan Lisensi – Aktif Secara Permanen 15 tahun

Laporan Pengaduan dan Investigasi Secara Permanen 15 tahun

Aplikasi Lisensi 50 tahun

Laporan Pelatihan Pemagangan 3 tahun 3 tahun

Kertas Ujian 2 tahun 3 tahun

Risalah Rapat Dewan Permanen Secara Permanen

Buletin Lisensi Triwulanan Secara Permanen Permanen

Dan itu baru permulaan. Semua bisnis diharuskan untuk menjaga sumber daya manusia dan dokumen keuangan tertentu dalam arsip selama beberapa tahun, tergantung pada negara. Daftar berikut memberikan panduan umum tentang lamanya waktu berbagai jenis catatan harus dipertahankan:

· Perjanjian pemegang saham, anggaran rumah tangga, notulen dan dokumen tata kelola perusahaan lainnya: Dokumen-dokumen ini harus disimpan secara permanen. Idealnya, salinan juga harus berada di tangan pengacara Anda.

· Kontrak utama, sewa dan perjanjian lainnya, termasuk kebijakan asuransi: Catatan-catatan ini harus disimpan setidaknya selama 10 tahun setelah habis masa berlakunya. Pemilik rumah pemakaman juga harus mempertahankan polis asuransi secara permanen karena klaim kadang-kadang dapat timbul dari tindakan yang terjadi bertahun-tahun di masa lalu. (Ini terutama berlaku untuk klaim lingkungan.) Simpan salinan kebijakan untuk menetapkan potensi cakupan.

· Pengembalian pajak, laporan keuangan, dan dokumen terkait: Dokumen-dokumen ini harus disimpan secara permanen.

· Catatan penggajian: Juga simpan dokumen-dokumen ini secara permanen.

· Catatan keuangan dan akuntansi, termasuk jurnal, buku besar dan jadwal depresiasi: Ini biasanya harus disimpan selama 10 tahun setelah pembuatannya. Namun, dalam hal aset yang mungkin berumur panjang atau dijual di kemudian hari, faktur atau dokumen lain yang menetapkan biayanya akan diminta untuk menetapkan basis pajak. Dokumen-dokumen seperti itu harus disimpan tanpa batas.

· Catatan personil: Catatan karyawan, termasuk aplikasi, formulir I-9 dan penilaian kinerja, harus disimpan setidaknya selama tujuh tahun setelah penghentian pekerjaan individu. Dalam hal ada biaya diskriminasi, dokumen apa pun harus disimpan selama empat tahun setelah penyelesaian biaya, jika itu lebih lama dari tujuh tahun setelah pemutusan hubungan kerja. Sehubungan dengan pelamar pekerjaan yang belum dipekerjakan, aplikasi, resume dan balasan harus dipertahankan selama satu tahun setelah selesai.

· Laporan bank dan cek yang dibatalkan: Ini biasanya dapat dibuang setelah tujuh tahun. Namun, jika pemeriksaan yang dibatalkan mungkin diperlukan untuk menetapkan basis pajak atau untuk membuktikan transaksi penting lainnya, salinan harus disimpan tanpa batas waktu, sebaiknya dengan dokumen lain yang terkait dengan transaksi tersebut.

Aturan dan peraturan untuk rumah duka (dan bisnis lainnya)

Selain mencatat peraturan retensi, ada undang-undang dan tindakan lain yang dapat memengaruhi rumah duka Anda dan cara Anda menyimpan dokumen Anda.

Gramm-Leach Bliley Act

Jika rumah duka Anda secara rutin masuk ke dalam kontrak cicilan eceran dengan keluarga Anda, Anda tunduk pada Gramm-Leach Bliley (GLB) Bertindak sebagai lembaga keuangan. (Jika sebagian besar konsumen membayar Anda dengan cek, kartu kredit, penugasan asuransi, atau pembayaran dari perusahaan, rumah duka Anda tidak akan dianggap sebagai lembaga keuangan hanya dengan sesekali memperbolehkan konsumen untuk membayar dari waktu ke waktu.) Agar sesuai dengan Undang-Undang GLB, kamu butuh:

• Menyewa atau menunjuk manajer retensi arsip untuk mengawasi pembuangan catatan yang berisi informasi pribadi non-publik

• Menyimpan catatan rahasia sedemikian rupa sehingga hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengaksesnya

• Rusak atau daur ulang informasi pelanggan yang direkam di atas kertas

• Hapus semua data saat membuang komputer, disket, pita magnetik, hard drive atau media elektronik lainnya yang berisi informasi pelanggan

• Secara efektif menghancurkan perangkat keras

• Segera buang informasi pelanggan yang sudah ketinggalan zaman

Bendera Merah FTC

Peraturan Bendera Merah adalah peraturan anti-penipuan, yang mengharuskan "kreditur" dan "lembaga keuangan" dengan akun tertutup untuk menerapkan program untuk mengidentifikasi, mendeteksi, dan menanggapi tanda-tanda peringatan, atau "bendera merah," yang dapat menunjukkan pencurian identitas.

Untuk lebih mencegah kemungkinan pencurian identitas yang terjadi di rumah duka Anda, Anda harus mengambil langkah-langkah berikut untuk melindungi informasi identifikasi pelanggan:

• Melakukan penghancuran dokumen kertas dan file komputer secara lengkap dan aman yang berisi informasi pelanggan

• Membuat kata sandi komputer kantor terlindungi dan memberikan kunci layar komputer setelah jangka waktu tertentu

• Jauhkan kantor dari kertas yang berisi informasi identifikasi pelanggan

• Minta dan simpan hanya jenis informasi pelanggan yang diperlukan untuk keperluan rumah duka.

Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja: Hak Untuk Tahu Hukum

Secara resmi dikenal sebagai Standar Komunikasi Bahaya Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) 29 CFR 1910.1200, Undang-Undang Hak Untuk Tahu dirancang untuk memastikan bahwa bahaya kimia di tempat kerja diidentifikasi dan dievaluasi, dan bahwa informasi mengenai bahaya ini dikomunikasikan kepada keduanya. pengusaha dan karyawan. Pengalihan informasi ini harus diselesaikan melalui program komunikasi bahaya komprehensif yang mencakup penandaan kontainer dan bentuk peringatan lainnya termasuk Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS) dan pelatihan karyawan. Menurut OSHA, MSDS harus mudah diakses oleh karyawan ketika mereka berada di area kerja mereka selama shift kerja mereka.

Bagaimana manajemen dokumen dapat membantu

Undang-undang Transaksi Elektronik Seragam (UETA), yang diadopsi oleh Konferensi Nasional Komisaris pada Undang-Undang Negara Seragam (NCCUSL) pada tahun 1999, menjamin bahwa transaksi elektronik sama diberlakukan seperti rekan-rekan kertas mereka. UETA menyatakan bahwa: "kontrak tidak dapat ditolak efek hukum atau keberlakuan semata-mata karena catatan elektronik digunakan dalam pembentukannya." Undang-undang itu menyatakan bahwa undang-undang yang mewajibkan catatan fisik akan dipenuhi oleh catatan elektronik dan bahwa persyaratan tanda tangan dapat dipenuhi oleh tanda tangan elektronik.

Terjemahan: di Amerika Serikat, dokumen elektronik dianggap sama dengan dokumen asli. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis untuk mencabik-cabik file kertas yang sesuai setelah dipindai ke dalam format elektronik atau sistem manajemen dokumen. Dan, itu mengarahkan pemilik bisnis ke sistem manajemen dokumen.

Retensi catatan permanen.

Menggunakan sistem manajemen dokumen, catatan rumah duka Anda dapat disimpan secara online secara permanen. Setelah dokumen dipindai ke dalam sistem, dokumen hanya dapat dihapus oleh pemilik kabinet file. Ini akan membantu Anda mematuhi pedoman penyimpanan catatan negara. Untuk mematuhi peraturan OSHA, staf Anda dapat memindai MSDS Anda ke dalam sistem manajemen dokumen untuk pengambilan segera dari komputer manapun dengan koneksi Internet. Dan, dengan memindai di semua kertas yang masuk ke kantor Anda, Anda menjaga meja bersih dari informasi pribadi, yang merupakan penghalang utama terhadap pencurian identitas.

Akses yang dilindungi kata sandi.

Sistem manajemen dokumen jauh lebih aman daripada lemari arsip standar Anda. Karyawan Anda akan memerlukan ID pengguna dan kata sandi untuk mengakses sistem dan otoritas dapat diatur sehingga pengguna hanya dapat melihat dokumen yang relevan dengan pekerjaan mereka. Fitur dari sebagian besar sistem manajemen dokumen ini akan membantu Anda mematuhi UU GLB dan Peraturan Bendera Merah.

Jejak Audit.

Setelah pengguna berada dalam sistem manajemen dokumen, audit jejak melacak dokumen mana yang telah dipindai, dilihat, diedit dan bahkan dihapus. Ini memberi Anda kemampuan untuk melihat apa yang karyawan Anda lihat serta di mana dan kapan. Ini menambah tingkat keamanan lain untuk dokumen Anda dan sekali lagi, membantu dengan kepatuhan.

Akses di mana saja.

Manfaat yang tidak diinginkan: dalam hal audit – pengguna sistem manajemen dokumen yang terencana atau tidak terencana dapat memberikan akses yang aman kepada auditor ke semua dokumen yang tersimpan di sistem, yang menghilangkan kebutuhan auditor untuk berada di lokasi dan sangat mempercepat proses audit.

Dengan menyingkirkan kertas di rumah duka Anda, Anda juga akan dapat meningkatkan kepatuhan, menghilangkan file dan lemari file dan membuat repositori pusat untuk semua catatan Anda. Dalam prosesnya, Anda akan menghemat waktu dan uang serta menciptakan pengalaman yang lebih baik bagi karyawan dan pelanggan Anda. Satu-satunya pertanyaan yang tersisa adalah, kapan Anda dapat memulai pemindaian?

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *